Under samråd
Här finns tips och råd kring viktiga steg när det är dags att hålla samråd/strukturerad dialog.
För protokoll eller minnesanteckningar över dialogerna i samrådet. Ta hand om de insikter, synpunkter och kunskaper som framkommit genom dialogerna i samrådet. Ge information om och hur förvaltningsmyndigheten kommer att ta en eller flera frågor vidare.
Den som leder samråd behöver ha kunskap om nationella minoriteters rättigheter. Även kunskap om dialog i komplexa frågor är relevant. Det är vanligt att samordnare med uppdrag kring nationella minoriteters rättigheter håller i samrådet, tillsammans med tjänstepersoner på ledningsnivå och politiker. Beslutsfattande politiker och tjänstepersoner behöver delta för att möjliggöra verkligt inflytande. Vid behov kan även tjänstepersoner med expertis inom olika sakområden bjudas in, till exempel inom äldreomsorg, trafikplanering, hälso- och sjukvård eller utbildning.
Se till att förbereda politiker och tjänstepersoner som ska delta i samrådet. Ge dem kunskap om nationella minoriteters rättigheter och hur samrådet fungerar. Det är viktigt för att bibehålla förtroende för samrådet och utnyttja minoriteternas tid och arbetsinsats effektivt. Samrådet är inriktat på att lyssna och föra dialog om deras frågor, vilket kan vara annorlunda än andra samrådsformer som tjänstepersoner och politiker är vana vid.
Ni som leder samråd har en viktig roll för att dialogerna ska bli meningsfulla. Som processledare behöver ni ge dialogerna riktning och ramar, bidra till ett gott samtalsklimat och att se till att de som vill både kan och känner sig trygga med att tala. En viktig del handlar också om att lyssna aktivt.
Till er hjälp finns metoder och modeller för processledning, workshops och dialog att utgå ifrån. Ibland kan det vara bra att våga testa en ny metod, för att komma vidare i eller fördjupa ett samarbete.
Gör en ”utcheckning” i slutet av samrådet genom att låta deltagarna reflektera över hur de upplevde mötet. Det kan göras muntligen eller skriftligen och syftar till att samla in feedback och förbättringsidéer. Det kan även innefatta att genomföra korta enkätundersökningar vid lämpliga tillfällen eller använda andra metoder för att samla in synpunkter. Kom ihåg att justeringar i samrådsprocessen innebär att ni även behöver uppdatera policy, handlingsplaner eller anda dokument som styr och beskriver samrådet.
