Besluta om deltagare och bjud in

Bestäm om ni ska hålla gemensamma samråd med alla fem nationella minoriteter eller separata samråd för respektive minoritet. Beslutet påverkas av er specifika kontext, samrådets syfte och tillgängliga resurser. Många förvaltningsmyndigheter involverar minoriteterna i detta beslut. I gemensamma samråd kan minoriteterna kraftsamla kring gemensamma utmaningar och hinder. Samtidigt kan det vara svårt att driva samråd som är relevanta för alla minoriteter.

Besluta om samrådet ska vara öppet, för alla som vill och identifierar sig som nationell minoritet att delta, eller slutet med utsedda deltagare över tid. Öppna samråd kan underlätta att nå en bred representation och att nå personer som inte är med i någon förening. Slutna samråd kan vara enklare att förbereda och skapar goda förutsättningar för att deltagare ska bli insatta i arbetet. Det kan också finnas fördelar med att kombinera slutna samråd med öppna samråd. 

Bjud in till och informera om samrådet. Använd de kontaktytor och nätverk ni har för att nå ut till nationella minoriteter. Tänk på att det inte finns något krav på att deltagarna i samrådet behöver representera en organisation.

Många förvaltningsmyndigheter upplever att det är svårt att nå ut till nationella minoriteter för att informera om samråd. Nedan är förslag på hur man kan gå till väga:

• Informera om minoritetslagen och rätten till inflytande och delaktighet, för att säkerställa att nationella minoriteter har kunskap om sina rättigheter.

• Kontakta regionala eller lokala minoritetsföreningar. Om sådana inte finns, vänd er till riksorganisationer eller organisationer i närliggande län.

• Fundera över vilka kommunikationskanaler som kan användas, inklusive lokaltidningar, affischering på mötesplatser, hemsidor, sociala medier och vid andra evenemang i kommunen eller regionen. Annonsera på både svenska och minoritetsspråk.

• Ta reda på om er organisation har verksamheter, projekt eller inflytandeprocesser som kan användas för att nå nationella minoriteter. Det kan exempelvis handla om föreningsbidrag, modersmålsundervisning, medborgardialoger eller samverkan med civilsamhället.

• Verka för att bygga relationer och tillit hos de nationella minoriteterna. Ha tålamod och fokusera på att etablera långsiktiga relationer. Använd de kontakter som ni etablerar för att sprida ordet till fler. 

• Var tydlig med samrådets syfte och överväg vem som bäst kan vara avsändare av inbjudan, för att det ska upplevas som trovärdigt och relevant.

Sammanfatta samrådets riktlinjer och principer i ett dokument, som förankras med deltagarna. Dokumentet kan hjälpa er att tydliggöra hur samrådet ska fungera, samt vilka förväntningar och ansvar som finns på deltagare från såväl förvaltningsmyndigheterna, politiken och nationella minoriteter. Beskriv exempelvis tid och plats, hur inbjudan ska fungera, samt principer för dialoger i samrådet.