Språk vid kontakt med förvaltningsmyndigheter
Alla förvaltningsmyndigheter ska främja de nationella minoriteternas möjligheter att behålla och utveckla sitt språk och sin kultur i Sverige. Minoritetsspråken är skyddade både i språklagen och minoritetslagen. Utöver dessa rättigheter finns särskilda bestämmelser som rör nationella minoriteters rätt till språk vid kontakt med förvaltningsmyndigheter.
Om det finns personal som behärskar finska, meänkieli och/eller samiska har en individ rätt att använda sitt minoritetsspråk vid muntliga och skriftliga kontakter. Det gäller för förvaltningsmyndighetens ärenden där den enskilda individen är part.
Enskilda har alltid rätt att använda finska, meänkieli och samiska vid sina skriftliga kontakter med Riksdagens ombudsmän och Diskrimineringsombudsmannen. Detsamma gäller för enskildas skriftliga kontakter med Justitiekanslern, Försäkringskassan, Skatteverket och Arbetsförmedlingen i ärenden där den enskilde är part eller ställföreträdare för part.
Förvaltningsmyndigheter ska verka för att det finns tillgång till personal med kunskaper i finska, meänkieli och samiska där det behövs i enskildas kontakter med myndigheter.
Förvaltningsmyndigheterna har rätt att bestämma tider och särskilda platser för att ta emot den som talar finska, meänkieli eller samiska. Myndigheten får också ha särskilda telefontider. Det krävs struktur, rutiner och tydlig information för att bemöta behovet av information och kontakt på minoritetsspråk. Det behöver finnas samordning så att ingen kontakt eller fråga faller mellan stolarna.
Flera kommuner har särskilda tider då minoritetsspråkig personal finns på plats i exempelvis kommunfoajén eller på medborgarcenter. Telefontider och möjlighet att lämna meddelande på minoritetsspråket finns också i flera fall. I receptionen eller växeln behövs beredskap att svara på eller vidarebefordra frågor på minoritetsspråket, antingen genom att direkt koppla till lämplig medarbetare eller hänvisa till beslutade besöks- eller telefontider.
Oavsett hur kontakt och information på minoritetsspråk organiseras, så är det viktigt att det är tydligt för allmänheten vad som gäller. Information om när det går att besöka eller ringa för att få service på minoritetsspråk bör finnas på webbplatsen, i kommun- eller regionhuset och gärna också på servicekontor eller liknande platser.
För att kunna möta behovet av skriftlig och muntlig kontakt eller information på minoritetsspråken behöver förvaltningsmyndigheter ta reda på vilka språkkompetenser som finns i organisationen. Det kan göras genom kartläggning eller inventering av språkkunskaper hos personalen. En inventering kan exempelvis göras genom enkäter eller genom dialog med personalen. Det är alltid viktigt att syftet med språkinventeringen är tydlig och att personalen kan välja om de vill delta eller inte.
Förvaltningsmyndigheter behöver uppmuntra anställda som vill använda minoritetsspråk i arbetet att göra det. För personal som behärskar minoritetsspråk och som vill använda dem i arbetet kan det vara nödvändigt med stöd, så som kompetensutveckling eller interna nätverk, för att de ska kunna tillämpa språket fullt ut i sin yrkesroll. Språkkompetensen kan med fördel premieras på olika sätt, så som att vara en lönesättande faktor.
Språkkunskaper behöver också beaktas vid rekrytering av personal, eftersom förvaltningsmyndigheter ska verka för att det finns tillgång till personal som talar nationella minoritetsspråk. Om befintlig personal saknar de språkkunskaper som behövs så kan tolk eller översättare anlitas.
