Före samråd

I utformningen av samrådsprocessen behöver ni göra flera viktiga val. Tänk på att utformningen ska anpassas efter syftet.

Besluta om och tydliggör samrådets syfte som är grunden för att planera och utforma samrådsprocessen. Förankra och kommunicera syftet kontinuerligt under samrådsprocessen, så att alla deltagare förstår vad de kan förvänta sig av samrådet.

En tydlig dagordning är nödvändig för att hålla samrådet fokuserat och effektivt. Skicka ut en föreslagen dagordning till deltagare från nationella minoriteter i god tid innan samrådet. Låt minoriteterna påverka dagordningen för att säkerställa att deras frågor får utrymme. Det bidrar även till en inkluderande och meningsfull dialog.

Dagordningen hjälper även nationella minoriteter att avgöra om samrådet är relevant för just dem. Publicera eller skicka ut annan information eller material som rör de frågor som ska diskuteras i samrådet. 

Samrådets möjlighet till inflytande måste också vara tydligt. Inflytande för nationella minoriteter behöver ske i tidigt skede av en beslutsprocess, innan ett faktiskt beslut fattats. Annars blir samrådet främst ett forum där myndigheter informerar om processer och beslut. Det finns flera modeller som ni kan använda i planering och information om möjligheten till inflytande, exempelvis SKR:s delaktighetstrappa och Europeisk kod för idéburna organisationers medverkan i beslutprocesser.

Samrådet bör fokusera på tydliga teman och frågeställningar. Därför behöver ni samverka internt för att kartlägga och identifiera frågeställningar eller beslutsprocesser som nationella minoriteter ska ges inflytande i. Ha även en dialog om vilka frågor och teman som de nationella minoriteterna vill lyfta i samrådet.

Ett tips är att samla och tydliggöra samrådets fokus och huvudsakliga frågeställningar i ett dokument, exempelvis i form av en handlingsplan. Här kan du läsa om hur Västra Götalandsregionen gjort.

Anpassa tid och plats för samrådet med hänsyn till nationella minoriteters förutsättningar. Tidpunkt och plats påverkar vilka som har möjlighet att delta och vilken representation som är möjlig att få i samrådet.

Tidpunkt på dagen: Den tidpunkt som passar tjänstepersoner under arbetstid fungerar sällan för den som deltar på sin fritid.

Tidpunkt på året: Försök att koppla tidpunkten för samrådet till relevanta processer där inflytande behövs. Diskutera tidpunkten med hänsyn till högtider, ledigheter eller annat. 

Var ska samrådet hållas: Beslut om samrådet ska genomföras fysiskt eller digitalt. Fysiska samråd ska helst hållas där minoriteterna befinner sig. För digitala möten krävs information och stöd för att alla deltagare ska ha goda förutsättningar att delta. 

Undersök om ni har möjlighet att erbjuda arvode till deltagarna i samråd. Att ge ersättning till deltagare kan bidra till ett mer jämlikt förhållande mellan deltagare från förvaltning, politik och nationella minoriteter.